Komunikasi Perkantoran: Komunikai Perkantoran

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Komunikasi merupakan suatu bidang yang sangat penting dalam setiap aspek kehidupan. Komunikasi yang akan dibicarakan adalah komunikasi perkantoran yakni komunikasi yang terjadi dan berlangsung dalam kantor atau yang lebih dikenal dengan istilah tatahubungan kantor (Office Communication).

Kegiatan komunikasi pada prinsipnya adalah aktivitas pertukaran ide atau gagasan. Secara sederhana, kegiatan komunikasi dipahami sebagai kegiatan penyampaian dan penerimaan pesan dari satu pihak kepihak lain, dengan tujuan untuk mencapai kesamaan pandangan atas ide yang dipertukarkan tersebut.

Dalam kehidupan nyata mungkin ada yang menyampaikan pesan atau ide dan juga ada yang menerima atau yang mendengarkan pesan itu, ada pesan itu sendiri, ada juga media dan tentunya ada respon berupa tanggapan terhadap pesan tersebut. Secara ideal, tujuan komunikasi bisa menghasilkan kesepakatan-kesepakatan bersama terhadap ide atau pesan yang disampaikan.

B. Rumusan Masalah

1. Jenis dan asas komunikasi Perkantoran ?

2. Tujuan penyampaian warta?

3. Sistem komunikasi perkantoran?

4. Faktor-faktor dalam memilih komunikasi?

5. Komunikasi dalam organisasi?

6. Komunikasi tulisan?

C. Tujuan Pembahasan

1. Mengetahui jenis dan asas komunikasi Perkantoran ?

2. Mengetahui tujuan penyampaian warta?

3. Mengetahui sistem komunikasi perkantoran?

4. Mengetahui faktor-faktor dalam memilih komunikasi?

5. Mengetahui komunikasi dalam organisasi?

6. Mengetahui komunikasi tulisan?

BAB II

PEMBAHASAN

A. Jenis Asas Komunikasi Perkantoran

Dalam pengertian umum, komunikasi adalah penyampaian warta yang mengandung macam-macam keterangan dari seseorang kepada orang lain. Dalam komunikasi itu sekaligus tercakup penyalinan secara cermat gagasan-gagasan dari orang lain seseorang kepada pemikiran orang lain itu sehingga tercapai pengertian yang ditentukan atau meninbulkan tindakan-tindakan yang diharapkan. Dalam garis besarnya komunikasi itu meliputi unsur-unsur antara lain:

1. Pengirim warta (communicator)

2. Warta, keterangan atau buah pikiran

3. Alat atau sarana untuk menyampaikan warta

4. Isyarat yang dipamerkan oleh alat/sarana yang bersangkutan

5. Penerima warta

Jadi, misalnya seorang kepala pabrik melaporkan hasil pabrik kepada direktur perusahaan, maka dalam hal ini terjadi komunikasi. Pemgirim wartanya adalah kepala pabrik itu, wartanya mengenai jumlah hasil produksi yang diselesaikan, alat tatahubungannya adalah telepon, isyaratnya berupa bunyi deringan bel dan kata-kata yang terdengar melalui alat itu, sedang penerima wartanya adalah direktur perusahaan. Penyalinan buah pikiran yang cermat dan pengertian pada pihak penerima warta terjadi apabila direktur itu misalnya akan melakukan tindakan-tindakan perbaikan pabrik seperti yang diharapkan oleh kepala pabrik dengan laporannya itu.

Dengan pesatnya kemajuan teknologi modern dewasa ini, alat-alat tatahubungan itu telah sangat beranekaragam dari yang sederhana sampai telepon, televise, dan peralatan elektronika lainnya. Apabila penyampaian warta itu dilakukan dalam rangka kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu pada suatu organisasi, maka ini lazimnya disebut dengan “administrative communication”, untuk membedakannya dengan komunikasi dalam arti perhubungan. Sedang pelaksanaannya dalam bidang tata usaha pada suatu kantor juga dikenal sebagai “office communication”.

Segenap hubungan dalam organisasi itu yang terwujud penyampaian ide-ide dari 1 pihak kepada pihak lain telah lazim disebut “administrative communication” yang dalam bahasa Indonesia dikatakan dengan istilah “tatahubungan”. Untuk memperjelas pengertian tatahubungan ini dikutip pengertiannya dari 2 ahli yaitu :

Charles E. Redfield dalam Communication in Management : The Theory and Practice of Administrative Communication mengatakan “administrative communication can best be regarded as a form of social or human communication in which there are these five element :

1. A communicator (a speaker, sender, issuer) who

2. Transmits (says, sends, issues) who

3. Message (orders, reports, suggestions) to a

4. Communicate (addressee, respond, audience) to influence the behavior of communicate, as seen in his

5. Response (reply, reaction)

(Tatahubungan (komunikasi administrative) dapat dipandang sebaik-baiknya sebagai suatu bentuk komunikasi social atau antarmanusia dalam mana terdapat 5 unsur ini : Seoarang Pemberi Warta (seoarang pembaca, pengirim, penyiar) yang Menyampaiakan (berkata, mengirim, menyiarkan) Warta (perintah, laporan, saran) kepada seorang Penerima Warta (pihak dikirmi, menjawab atau hadirin) untuk mempengaruhi perilaku dari sipenerima itu sebagaiamana tampak dalam Tanggapannya (jawaban, reaksi).

William G. Scoot dalam Human Relations in Management :A Behavior Science Approach mengatakan “Administrative communication is a process which involves the transmission and accurate replication of ideas for the purposes of elicting actions which will accomplish company goals effectively” ( Tatahubungan adalah suatu proses yang mencakup penyamaian dan penyalinan yang cermat dari ide-ide dengan maksud ingin menimbulkan tindakan-tindakan yang akan mencapai tujuan organisasi secara efektif).

Jadi, tatahubungan pada pokoknya adalah suatu rangkaian kegiatan yang menyampaiakan warta dari seseorang kepada orang lain dalam rangka usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Tetapi, dalam suatu organisasi atau kantor yang sudah besar, proses komunikasi adminstratifnya tidaklah sedemikian sederhana. Masih banyaknya unsur-unsur lainnya yang masuk kedalam proses itu seperti berbagai la yang dipakainya atau tatacara penyampaian wartanya. Sebuah bagan yang terperinci mengenai komunikasi telah disusun oleh Claude E. Shannon dan Warren Weaver dalam buku mereka The Mathematical Theory of Communication sebagai berikut :

1 3 7 9

Isyarat          Isyarat
Warta                              4            yg diterima                     Warta
    2                                                      6                                8

Dari gambar diatas ternyata bahwa tatahubungan itu meliputi (1) sumber warta, (2) wartanya itu sendiri, (3) alat pengirim warta (4) isyarat yang dikeluarkan oleh alat pengirim itu, (5) sumber gangguan, (6) isyarat yang diterima, (7) alat penerima yang menyajikan, (8) wartanya, dan (9) pihak yang dituju. Ini masih dapat ditambah reaksi dari penerima warta itu dan struktur organisasi sebagai lingkungan suasananya maupun sesuatu maksud khusus dari penyampaian warta itu.

Gangguan-gangguan yang timbul dari proses hubungan akan menambah, mengurangi, memutar-balikkkan warta yang dikirmkan itu. Jadi, tidak jarang suau warta setelah sampai ke tempat tujuannya, ternyata isinya sudah tidak lagi sama seperti yang dimaksudkan sumbernya. Dalam sebuah organisasi, suatu perintah yang menyampaikan dari pucuk pimpinan dengan melalui berbagai tingkat tata jenjang lebih besar kemungkinannya menerima bermacam-macam gangguan. Setelah sampai kebawah perintah tersebut sudah tidak sesuai dengan perintah pimpinan. Inilah salah satu sebab pula mengapa sebuah organisasi sebaiknya mempunyai saluran hubungan yang sependek-pendeknya dari atas sampai ke bawah.

B. Tujuan Penyampaian Warta

Walaupun pada penyampaian suatu warta mungkin terdapat suatu maksud khusus tersendri, tetapi pada umumnya tatahubungan mempunyai 2 tujuan menurut Keith Davis, yaitu :

1. To provide the information and understanding necessary for group effort (the skill to work)

2. To provide the ettitudes necessary for motivatin, corporation, and job satisfaction (the will to work)

1) Untuk menyediakan keterangan dan pengertian yang diperlukan bagi usaha bersama dari kelompok itu (kemahiran kerja)

2) Untuk mengusahakan sikap-sikap yang diperlukan bagi tercapainya dorongan kerja, kerjasama, dan kepuasaan dalam pekerjaan (kemauan kerja)

Selanjutnya Geoffrey Mills & Oliver Standingford menyatakan bahwa “Komunikasi adalah salah satu dari fungsi-fungsi pokok kantor dan suatu proses yang penting bagi semua bentuk perusahaan. Komunikasi adalah proses menyampaikan informasi dari satu orang kepada orang lain melalui pos, dengan telepon, teleks, pelayanan pesuruh, atau sarana-sarana lain. Istilah komunikasi harus ditafsirkan secara luas dan tidak dianggap sebagai meliputi hanya hal-hal yang demikian jelas seperti surat-surat dan hubungan-hubungan telepon kepada dan dari orang-orang diluar perusahaan. Ini meliputi juga penyampaian memo-memo, laporan-laporan, perintah-perintah, faktur-faktur, pesanan-pesanan, perkiraan-perkiraan, gambar-gambar dan bahkan contoh-contoh. Sebagian besar komunikasi perusahaan diterima atau dimulai oleh kantor dalam pelaksanaan pekerjaannya. Oleh karena itu, manajer perkantoran mempunyai tanggungjawab untuk memelihara suatu pelayanan komunikasi sebagai suatu bagian dari organisasi perkantoran.

C. Jenis Komunikasi Perkantoran

Komunikasi perkantoran dewasa ini tidak hanya satu macam seperti pada zaman kuno yang hanya memakia tulisan yang dibawa oleh seorang penghantar. Kini telah diperkembangkan macam-macam sistem komunikasi dengan aneka peralatan yag rumit. Suatu pembagian jenis-jenis komunikasi perkantoran yang sistematis oleh J.C Denyer (office Management, 1975) yang membedakannya dalam :

1. Sistem Komunikasi Tulisan (Written Communication)

Ini meliputi surat yang dikirim melalui pos atau petugas penghantar sendiri, telegram dan warkat tertulis lainnya.

2. Sistem Komunikasi Lisan (Oral Communication)

Ini meliputi telepon untuk hubungan keluar maupun kedalam kantor sendiri, radio, atau hanya suara.

3. Sistem Mekanis (Mechanical System)

Ini meliputi pipa udara, ban berjalan, telex sampai televise.

4. Sistem Panggilan Petugas (Staff Location System)

Sistem komunikais ini dipakai untuk mencari, menemukan dan memanggil seseorang petugas dalam suatu lingkungan bangunan atau badan usaha yang luas seperti misalnya manajer produksi sibeberapa pabrik atau dokter di rumah sakit. Saranyanya meliputi sistem radio, pengeras suara, bunyi bel, atau tanda lampu.

Suatu organisasi yang baik dalam menyampaikan sesuatu warta akan mepergunakan segala macam saluran yang mungkin. Pertama-tama saluran perintah dan tanggung jawab yang resmi. Tatapi, disamping itu juga harus tidak mengabaikan saluran hubungan informal diantara para anggotanya. Selanjutnya segala cara dan alat untuk mengadakan hubungan kalau mungkin hendaknya dipergunakan. Dengan demikian warta yang dikendaki dapat mencapai tempat tujuannya secara efektif.

Cara dan alat yang dapat digunakan untuk mengadakan hubungan dalam suatu organisasi ialah :

1. Wawancara khusus

2. Rapat kerja, komperensi, atau pertemuan segenap anggota organisasi atau pegawai dalam suatu perusahaan

3. Pembicaraan telepon

4. Penerbitan, misalnya warta harian yang diterbitkan oleh sebah perusahaan untuk para pekerja, atau majalah, buku petunjuk, buku pedoman, brosur amanat dari pimpinan organisasi atau penerbitan-penerbiatan khusus lainnya.

5. Surat edaran

6. Papan pengumuman

7. Plakat

8. Laporan tahunan kepada para anggota organisasi atau pegawai dalam perusahaan

9. Surat yang dikirimkan langsung kepada pegawai

10. Film, slides dan alat-alat lainnya yang serupa.

Untuk dapat melakukan tugas utama membina sistem komunikasi dengan sebaik-baiknya, seseorang manajer perlu mamahami asas-asas komunikasi dan menerapkannya dalam pelaksanaan tugasnya. Geoffrey dan Oliver Standingford mengemukakan 4 asas pokok komunikasi sebagai berikut :

1. Komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain.

Komunikasi hanya bisa terjadi diantara orang-orang oleh karena itu, penting sekali memperhatikan dan berpikir dalam rangka faktor ini.

2. Orang hanya bisa mengerti sesuatu hal dengan menghubungkannya pada suatu hal lain yang telah dimengerti.

Dalam berbicara atau menulis kepada orang lain, perlulah mempertimbangkan mengenai apa yang telah diketahuinya. Misalnya seorang ahli hokum dalam melalukan komunikasi dengan orang biasa tidak boleh sesukanya mempergunakan istilah-istilah yang tidak dimengerti orang biasa.

3. Orang yang melakukan komunikasi mempunyai ssesuatu kewajiban untuk membuat dirinya dimengerti.

Pengirim warta tidak dapat semata-mata menyalahkan pihak penerima bilaman wartanya tidak dimengerti. Kemungkinan seklai pengirim warta tidak memilih kata-kata yang tepat atau tidak memberikan penjelasan yang memadai.

4. Orang yang tidak mengerti dalam menerima warta mempunyai suatu kewajiban untuk meminta suatu penjelasan.

Penerima warta tidak dapat semata-mata menyalahkan pihak pengirim warta bilaman wartanya tidak dimengerti. Mungkin ia memerlukan penjelasan yang haris dimintanya.

D. Faktor-Faktor Dalam Memilih Komunikasi

Setelah memahami asas-asas pokok komunikasi itu, persoalan berikutnya yang perlu diselesaikan dalam komunikasi perkantoran ialah menentukan sarana apa yang akan dipakai. Cara dan alat komunikasi seperti telah terperinci diatas ternyata bermacam-macam. Untuk menetapkan sesuatu sarana yang tepat bagi suatu keperluan, manajer perkantoran perlu mempertimbangkan 7 faktor utama yang dikemukakan oleh Mills dan standingford :

1. Kecepatan

Apakah warta itu mendesak sekali sehingga perlu dikirm secepatnya? Faktor ini dapat menentukan apakah komunikasi akan dilakukan dengan surat biasa, surat kilat, atau telegram.

2. Kecermatan

Apakah informasi itu perlu diterima secara cermat? Faktor ini dapat misalnya menentukan apakah angka-angka itu dikirim secara tertulis atau disampaikan melalui telepon yang mungkin bisa salah didengar.

3. Keselamatan

Apakah resikonya bilamana warkat hilang dijalan? Faktor ini dapat menentukan apakah sebaiknya dihantarkan atau diposkan misalnya.

4. Kerahasiaan

Apakah tidak menjadi soal bilamana orang lain yang tidak berkepentingan mengetahui informasi itu? Faktor ini dapat misalnya menentukan apakah warta dikirm melalui teleks atau dengan pos tercatat.

5. Warkat

Apakah komunikasi itu perlu ada catatan tertulisnya? Faktor ini dapat menentukan apakah perlu dengan surat atau cukup komunikasi dengan lisan saja.

6. Kesan

Apakah komunikasi itu perlu dilakukan dalam bentuk yang menimbulkan kesan baik pada pihak penerima warkat? Faktor ini dapat menentukan apakah cukup dengan stensilan atau perlu dicetak secara megah.

7. Biaya

Semua unsur biaya harus dipertimbangkan dalam pemilihan sesuatu sarana komunikasi.

Ketujuh faktor itu tidak dapat secara mutlak dikatakan yang satu lebih penting daripada yang lainnya. Masing-masing faktor harus diperhatikan dan dinilai untuk sesuatu keperluan, sarana dan sistem komunikasi.

E. Komunikasi Dalam Organisasi

Baik organisasi besar maupun kecil, sharing informasi merupakan bagian dari dunia bisnis yang mengikat satu sama lain. Jika kita masuk suatu organisasi, kita sedang memasuki rantai komunikasi. Apakah sebagai manajer atau pegawai biasa, kita mempunyai informasi yang dibutuhkan orang lain untuk melaksanakan tugas masing-masing. Dalam kenyataannya, komunikasi ibarat aliran darah suatu organisasi baik berupa komunikasi eksternal atau dalam bentuk internal.

a. Komunikasi Eksternal

Dilakukan untuk membawa informasi masuk atau keluar dari organisasi guna mencapai tujuan organisasi, dan biasanya dilakukan dengan pelanggan maupun masyarakat yang berhubungan dengan organisasi. Misalnya melaporkan kinerja perusahaan kepada masyarakakat, melakukan kegiatan social dan lain-lain.

b. Komunikasi Internal

Merupakan bentuk pertukaran informasi/warta dan ide didalam organisasi. Komunikasi intern dapat dibagikan dalam 2 macam, yaitu :

1. Hubungan tegak (vertikal), ini ialah proses menyampaikan sesuatu warta dari pihak pimpinan kepada para pegawai (vertikal kebawah) maupun dari pihak bawahan kepada pimpinan (vertikal keatas).

2. Hubungan dasar (horizontal), yaitu hubungan diantara para pejabat atau satuan pada tingkat jenjang organisasi yang kurang lebih sederajat.

Pada pokoknya hubungan vertikal kebawah berwujud perintah dan petunjuk. Dalam mengememudikan sebuah perusahaan, pimpinan perusahaan tentu harus mengeluarkan perintah-perintah. Perintah-perintah itu dapat diberikan secara lisan maupun tulisan. Perintah yang diberikan secara lisan dapat membuat sipejabat dan bawahannya lebih saling mengenal. Kalau perintah yang diberikan itu belum jelas, bawahan dapat pula langsung bertanya. Apabila proses ini berlangsung dengan baik, hubungan pribadi diantara 2 orang itumenjadi akrab. Ini akan memperbesar semangat kerjasam ayang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi. Demikian pula saluran perintah dan tanggungjawab yang resmi menjadi lebih lancar.

Tetapi, perintah tidak selalu tepat untuk dipergunakan. Menurut Charley Broaded, pada umumnya perintah lisan hanya baik dipergunakan apabila :

1. Apa yang diperintahkan itu merupakan tugas yang sederhana.

2. Bawahan yang diperintah itu pernah menjalankannya.

3. Perintah itu akan selesai dalam waktu yang singkat.

4. Kekeliruan yang mungkin akan terjadi tidak mempunyai akibat yang besar.

5. Pejabat yang memberi perintah berada didekat bawahannya dan sewaktu-waktu memrikasa pelaksanan perintahnya.

6. Dalam keadaan darurat, sehingga tiada waktu untuk membuat perintah tertulis.

Untuk tugas-tugas yang sulit atau yang membutuhkan ketelitian besar lebih tepat dipakai perintah tertulis. Demikian pula kalau dikehendaki adanya pengawetan mengenai semua perintah yang pernah diberikan oleh pimpinan organisasi, maka perintah secara tertulis harus dilakukan. Perintah-perintah tertulis sebaiknya diberikan dalam hal-hal yang mengenia perencanaan koordinasi dalam organisasi keseluruhannya atau hal-hal yang bersifat khusus. Menurut Broaded pula umumnya hal-hal berikut mengharuskan suatu perintah yang tertulis.

1. Tugas yang diperintahkan akan berlangsung dari 1 bagian kebagian lain.

2. Tugas itu sifatnya ruwet dan terperinci.

3. Bawahan yang diberi perintah itu harus mengerjakannya di tempat lain.

4. Pegawai yang bersangkutan telah berulang-ulang gagal melakukan perinta yang diberikan secra lisan.

5. Tugas itu harus dilanjutkan oleh epgawai-pegawai yang bertugas pada kesempatan berikutnya.

6. Perintah itu harus berjalan dari pucuk pimpinan kebawah dengan melalui berbagai tingkat jenjang organisasi.

7. Seseorang pekerja yang etrtentu harus memikul tanggungjawab akan keberesan apa yang diperintahkan itu.

8. Kekeliruan yang mungkin akan terjadi mempunyai akibat besar.

Dalam memberikan perintah agar sesuatu hal dikerjakan, hendaknya diterangkan pula sebab-sebab atau pentungnya perintah itu. Hal ini akan membuat bawahan lebih mengerti akan perintah itu, dan dengan demikian membuatnya mengerjakan secara lebih bersemangat. Jadi, pengertian tentang maksud pentingnya suatu tuga akan menimbulkan miant bekerja pada pegawai yang bersangkutan. Bahkan dalam banyak hal, daya cipta pegawai dapat dihidupkan. Mungkin ia mau pula berusaha mencari tatcara yang lebih baiak untuk mengerjakan tugas itu.

Selain me,berikan perintah-perintah, pimpina organisasi harus mengusahakan agar para pegawainya bekerja sebaik-baiaknya. Demikian pula untuk memcahkan persoalan-persoalan organisai yang telah atau mungkin akan timbul, pemimpin harus membuat keputusan-keputusan atau mempunyai sikap tertentu. Tanggung jawab ini biasanya dilakukan dengan memberikan petunjuk-petunjuk kepada para bawahan, baik secara lisan amupun tulisan. Kalau petunjuk-petunjuk itu mengenai satuan dalam organisasi seluruhnya, sebaiknya dilakukan secara tertulis. Biasanya petunjuk-petunjuk yang demikian itu dikatakan dlaam bentuk peraturan-peraturan, buku-buku pedoman atau surat edaran.

Suatu organisasi yang baik tentu mempunyai peraturan mengenai gaji, kenaikan ppangkat, cuti, izin sakit, dan hal-hal yang berhubungan dengan kedudukan keuangan atau hak para pegawai. Demikian pula sebaiknya juga mempunyai pedoman-pedoman tertulis mengenai cara-cara melaksanakan suatu pekerjaan atau haluan-halaun dalam menghadapi suatu persoalan. Untuk hal-hal yang khusus atau yag timbul sewaktu-waktu dapatlah diberikan petunjuk-petunjuk dengan surat edaran. Ini merupakan suatu alat bagi pucuk pimpinan untuk menyampaikan suatu pesan atau warta kepada semua orang didalam lingkungan organisasinya.

Hubungan vertikal ke atas sebagian terbesar diwujudkan dalam bentuk laporan tertulis. Dalam suatu organisasi yang baik hendaknya pada waktu-waktu tertentu para bawahan meyampaikan laporan mengenai pelaksanaan tugas-tugasnya. Dari laporan itu pihak pimpinan mengtahui apakah organisasi atau perusahaannya berjalan menuju ketujuan yang etalah ditetapkan. Berbagai laopran tertuls kepada pimpinan pada umumnya digolongkan kepada laporan manajerial (managerial report). Selain laporan secara tertulis ada juga laporan secar lisan. Laporan secara lisan dapat diperoleh dari wawancara dengan pegawai yang bersangkutan atau melalui rapat yang sekaligus meliputi semua pegawai.

Hubungan horizontal diantara para pegawai sendiri juga dapat dipelihara oleh pimpinan dengan mengadakan pertemuan-pertemuan berkala. Kalau setiap kepala bagian mempunyai hubungan dengan rekan-rekannya, pastilah koordinasi dapalam perusahaan tersebut terjamin. Hubungan para pegawai juga dapat dipelihara dengan menyediakan semacam ruang untuk berkumpul, misalnya runag istirahat atau runag makan. Pimpinan organisasi yang baik menginisiatifi pentingnnya ruang semacam ini. Bukan saja sebagai suatu jasa pelayanan terhadapa bawahannya, melainkan juga sebagai suatu alat agar diantara mereka ada hubungan satu sama lain.

F. Komunikasi Tulisan

Salah satu sisitem komunikasi perkantoran ialah komunikasi tulisan (Written Communication), yang terutam berwujud surat atau suatu warkat lainnya. Surat atau warta itu harus diciptakan melalui proses yang dikenal sebagai penulisan faktawai (Factual Written). Meurut John riebel penulisan faktawi melibatkan 6 unsur berikut, yaitu :

· Keterangan faktawi (Factual Information)

· Penataaan (Outlining/Organization)

· Bahasa (Language)

· Kendala waktu (Timing)

· Penyajian (Presentation)

· Pihak pembaca (Reader/Audience)

Dalam bahasa Indonesia dikenal dua perkataan untuk menyatakan pengertian writing dalam bahas inggris, yaitu :

· Menulis

· Mengarang

Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia dari W.J.S. Poerwadarminta/Pusat pembianaan dan pengembangan Bahasa, kata menulis dapat berarti :

· Membuat huruf, angka dan sebagainya dengan pena, pensil, kapur dan sebagainya.

· Melahirkan pikiran atau perasaan dengan tulisan, seperti mengarang, membuat surat dan sebagainya.

Dalam bahasa inggris kata kerja to write semula memang berarti membuat, membentuk atau menyalin huruf, kata atau angka yang dilakukan dengan potlot atau pena. Tetapi, dalam perkembangan selanjutnya arti pangkal itu mengalami perluasan sehingga kini mempunyai serangkaian arti pengkhususan (specialized meanings) sebagai berikut :

· To describe (melukiskan)

· To communicate by letter (menyampaikan dengan surat)

· Be the author of (menjadi pengarang dari)

· Draw up or draft (menyususn atau mengarang)

Dari unsur-unsur yang terlibat dalam penulisan, kiranya yang perlu diuraikan lebih lanjut ialah bahasa (terutama segi-segi bahasa tulis dan asas-asas menyajikan tulisan). Menurut Mario dan Frank dalam A Dictionary of Linguistics mengatakan bahwa “Suatu sistem komunikasi dengan bunyi, yaitu melalui alat-alat pembicaraan dan pendengaran, diantara manusia-manusia dari suatu kelompok atau masyarakat tertentu yang menggunakan lambing-lambang suara yang memiliki arti-arti sembarang berdasarkan kesepakatan”.

Tetapi, menurut Funk & Wagnalls Modern Guide to Synonyms and RelatedWords (1968) pengertian bahasa juga mempunyai beberapa makna yang berikut :

· Dalam pengertian yang lebih terbatas bahasa mengacu pada keseluruhan kata-kata dan penggabungannya yang telah disistematiskan dan dikukuhkan oleh kelaziman cara pemakaina diantara anggota-anggota dari suatu bangsa atau rakayat pada suatu masa tertentu. Misalnya bahasa inggris (the English Language).

· Dalam pengertian yang lebig spesifik bertalian dengan suatu cabang ilmu atau bidang kegiatan, bahasa menunjuk pada segenap perkataan atau ungkapan yang digunakan dalam medan khusus itu. Mislanya bahasa matematik (The Language of Mathematics).

Menurut hasil-hasil penelaahan dan linguistic modern dewasa ini, ternyata bahasa mempunyai sifat dasar yang berikut :

1. Semua bahasa menurut sistem-sistem persepakatan manusia (human convention) dan bukan sistem-sistem dari hukum kealamanan (natural laws).

2. Setiap bahasa bersifat khas (unique) dalam lafal, tatabahasaa, dan kosakatanya. Suatu bahasa tidak dapat dilukiskan dalam kerangka logika atau sesuatu bahasa teortitis yang ideal ataupun berdasarkan sesuatu bahasa lain.

3. Semua bahasa bersifat dinamis dan perubahannya adalah wajar. Dengan demikian, suatu “aturan” (“rule”) dalam sesuatu bahasa hanyalah merupakan sebuah pernyataan mengenai praktek dewasa ini.

4. Ketepatan (correctness) hanya dapat didasarkan pada kelaziman dari cara pemakaian (usage) an semua cara pemakain bersifat relative.

Untuk keperluan penulisan faktawi diperlukan bahasa tulis (written language), yaitu bahasa yang dinyatakan dengan huruf dan tanda baca. Dari tangkaian huruf terbentuklah suku kata. Beberapa suku kata menciptakan suatu perkataan. Perkataan-perkataan menjadi jalur pengangkut atau wahana untuk menyampaikan informasi dari seseorang kepada orang lain. Setiap informasi harus dituangkan menjadi perkataan. Perkataan-perkataan dituangkan menjadi frasa. Beberapa frasa digabungkan menjadi anak kalimat. Sejumlah anak kalimat menyusun kalimat. Kalimat-kalimat membentuk alinea. Akhirnya alenia-alenia mewujudkan tulisan yang dalam pekerjaan perkantoraan terutam berupa surat dan laporan. Proses pengalihan sesuatu atau sejumlah informasi melalui bahasa tulis menjadi suatu tulisan itu dapat digambarkan sebagai berikut :

Informasi
↓
Perkataan
(Terbentuk dari huruf dan suku kata)
↓
Frasa
(Rangkaian perkataan)
↓
Anak Kalimat
(Gabungan Frasa)
↓
Kalimat
(Terdiri atas perkataan, frasa, anak kalimat dengan berbagai tanda baca)
↓
Alinea
(tersusun dari kalimat)
↓
Tulisan
(Berupa surat, laporan, atau karangan lainnya)

Kemudian, ada 3 asas pokok yang dapat diterapkan dalam penulisan faktawi yaitu sebagai berikut :

1. Asas Kejelasan

Suatu bahasa haruslah jelas agar dapat menyampaikan warta secra tepat seperti apa yang dimaksudkan oleh pengirim warta, bagi pihak yang dituju, agar warta tidak disalahtafsirkan.

2. Asas Keringkasan

Tidaklah berarti bahwa karangan yang bersangkutan pendek atau singkat, melainkan bahwa karangan itu tidak berlebih-lebihan dalam pemakaian kata maupun ungkapan, tidak mengulangulang hal-hal yang telah dituliskan, dan tidak berputar-putar dalam proses penyampaian warta yang ingin dikemukakan.

3. Asas Ketepatan

Bahwa tulisan itu dapat menyampaikan ide-ide kepada pembaca dengan kecocokan sepenuhnya seperti yang dimaksud oleh pengarangnya. Ketepatan juga berlaku untuk penataan terhadap berbagai aturan ketatabahasaan dan kelaziman cara pemakaian yang telah diterima umum dan tidak dihinggapi penyimpangan kekeliruan dalam penulisan ejaan kata, pembubuhan tanda baca dan penyusunan kalimat.

BAB II

PENUTUP

A. Kesimpulan

Komunikasi adalah sebagai proses mengirim dan menerima pesan dan dikatakan efektif apabila pesan tersebut dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan atau dorongan untuk bertindak sesuai dengan isi pesan. Atau sebagai proses pemindahan data dan memahami maksud yang imgin disampaikan.

B. Saran

Mengingat pentingnya komunikasi dalam setiap aspek kehidupan manusia khususnya dalam kantor maupun organisasi. Hendaknya menjaga dan menjalain hubungan terus dengan baik dan lancar agar apa yang dibuat dan diinginkan tercapai sesuai tujuan yang telah ditetapkan.

DAFTAR PUSTAKA

The Liang Gie. 2007. Administrasi Perkantoran Modern. Liberty : Yogyakarta.

http://www.ziddu.com/download/15066432/KomunikasiPerkantoranNoviaFaradila.pdf.html

Komunikasi Perkantoran

Kamis, 09 Maret 2017

Komunikai Perkantoran

Tidak ada komentar:

Posting Komentar